信息公开

  • 公示公告
  • 规章制度
  • 办事指南
  • 资料下载

72886必赢欢迎光临会议室使用管理办法

发布时间 :2023-12-05 20:29  来源:党政办公室

为了加强学院会议室的使用管理,提高使用效率,保证教学、科研及行政工作的顺利进行,根据《72886必赢欢迎光临房产管理暂行办法》(武大后字20172号)《关于印发《72886必赢欢迎光临会议室使用管理办法》的通知》(武大化字﹝2023﹞8号)等文件精神,结合学院实际,制定本管理办法。

一、会议室日常管理

1.学院党政办公室负责会议室的统筹使用管理,包括使用安排、物资调配、经费结算、办法解释等。

学院安全与实验室管理办公室负责会议室设备维护,包括空调、音视频系统、网络、监控系统、消防设施等仪器设备的安装和维护,纳入学院消防安全维保管理。

学院物业指定会议室管理员负责会议室的日常管理,包括使用需求对接、开门关门、日常维护、设备配件保管、消防安全等。

2.学院会议室主要用于召开各类工作会议和开展学术活动,并根据会议、活动的性质和人数预约申请,统筹安排。根据会议内容,由各办公室指定专人归口负责,归口负责人负责相关会议的准备、协调和保障工作;学院大规模或重要会议(包括承接学校重要会议),由学院党政办公室负责。在优先充分满足学院工作的条件下,开放部分会议室用于院内课题组预约申请开展学术活动。

3.会议室内一般状态下只配置桌椅、音视频、空调、电源等基础设施,笔记本电脑、激光笔、席卡、指示牌、茶水等物品及设施,由归口负责人申请使用或由课题组自行准备。

4.使用会议室内设备时,须在指定地方平稳接插电源线、通讯线,原则上不允许擅自改变设备的位置、连接、设置参数等。若因工作需要必须改变,须在预约时另行申请,并提前与会议室管理员沟通调试,会后务必还原设备位置及相关设置。

二、会议室使用范围

会议室

使用范围

W115、W121、W210、C220、S326会议室

用于学院及系、所、中心的各方面党务、行政工作会议和学术座谈活动。

化西一楼创隆厅;

曾昭抡学术报告厅(查全性楼C512);

查全性楼C510会议室

原则上只用于学院层面上召开的会议或活动,包括学院党委会、党政联席会、全院教职工大会、上级领导或重要单位来访会议、重要学术活动、重要学生活动、重要校友活动等重要活动。

各类小型接待、班会、上课、排练节目等一般性活动,原则上不得占用会议室。

按照学校相关文件精神,结合化学大楼的特殊情况,化西一楼创隆厅将有限纳入学校共享,经学院严格审批可对外提供有偿服务。

三、会议室审批使用程序

所有会议室均需预约申请审批方可使用。严格遵守学校关于意识形态工作的各项规定开展活动,坚持“谁申请谁负责”“谁预约谁负责”的原则。

1. 会议室使用实行预约申请审批制度,使用单位应至少提前1天预约申请。

① 线上申请审批使用流程(W115、W121、W210、C220、S326):“钉钉”APP “有成会议”预约→登记相关信息→党政办公室线上审批→保存审批截图→在化西一楼物业办公室登记相关信息→开门使用→在预约的时间内完成→清理会议室关闭电源→报告会议室管理员关门。

② C512报告厅、C510会议室采用申请线下申请审批使用流程:填写《会议室使用申请表(附件1)(见附件)→分管领导或导师审批→党政办公室核对时间开具使用审批单→在化西一楼物业办公室登记→开门使用→在预约的时间内完成→归还相关设备,清理会议室→报告会议室管理员关门。

③ 创隆厅原则上仅用于人数100人以上的重要会议或重大活动,院内使用采用线下申请,线下审批流程:填写《创隆厅使用申请表(附件2)》(见附件)→分管领导审核→学院行政副院长审批→通知会议室管理员与使用申请人对接需求→在会议室管理员的协助下完成→归还相关设备,清理还原会场。

创隆厅有限纳入学校共享,由学院主要负责人审批同意后,按上述流程有偿使用。

会议室审批使用管理一览表

会议室名称

位 置

容纳人数

审批方式

王星拱学术会议室

化西W121

30

线上申请审批①

W115会议室

化西W115

20

线上申请审批①

卓仁禧学术会议室

化西W210

40

线上申请审批①

党建活动室

化中C220

30

线上申请审批①

曾云鹗学术会议室

化南S326

30

线上申请审批①

C510会议室

查全性楼C510

20

线下申请审批②

曾昭抡学术报告厅

查全性楼C512

100

线下申请审批②

创隆厅

化西一楼

300

线下申请审批③

会议室审批咨询:党政办公室(C509) 电话:027-68754067。

2.会议室安排原则上按申请时间先后顺序确定。若有冲突,以全院性活动优先。

3.会议室一般不借外单位使用,也不允许私人使用。确有需要,须填写“会议室使用申请表”,经学院行政副院长审批,按照线下审批流程办理。室内设备和家具概不外借。

4.会议室预约遵照“谁预约谁负责”,由归口负责人或使用负责人按时开始会议,遵守会议室使用规定。如会议取消请及时办理取消流程,提高会议室使用效率。

四、会议室使用责任

1. 使用学院会议室时,归口负责人或使用负责人应督促使用人员爱护公共财产,保持环境卫生,并确保使用安全。

2. 会议室内的桌椅、设备等未经许可,不得随意搬动或挪作他用,如有损坏或遗失,必须照价赔偿。如确需暂借相关桌椅等,须提前持书面报告到学院安全与实验室管理办公室办理手续,经分管领导审批同意后方可借用,并于事后及时归还、恢复原状。

3.原则上不得在学院内外悬挂条幅,提倡使用电子屏;严禁在会议室内乱贴乱画,确需悬挂条幅、张贴海报的,不得损坏墙壁和桌面,不得影响后续使用;会议或活动结束后,应自行清理条幅、海报、会议材料等相关物品,并带走废弃物品。

4.离开会议室时必须将用具、座椅等复位,关闭门、窗和全部设备电源,认真检查,切实做好防火、防盗等安全工作,如因使用方原因造成失窃、火灾或其他损失的,则由使用方承担相应责任。

5.学院会议室内外安装有监控,对不遵守上述要求的使用者,或无预约占用会议室者,学院将视其情节轻重,给予责令整改、通报批评、暂停使用会议室权限等处理措施。

五、本办法自颁布之日施行,由学院党政办公室负责解释。



72886必赢欢迎光临

2023年12月5日  

版权所有 © 72886必赢欢迎光临(集团)有限公司-BinG百科     地址:中国武汉珞珈山    邮编:430072   电话:027-68754067    邮箱: hxydzb@whu.edu.cn